Preámbulo
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, y demás normas que la adicionen o modifiquen, se extiende el presente documento en el cual se definen y estructuran las disposiciones generales para la protección de datos personales en la Empresa. Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se fundamenta además en sus decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014; en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del Sector Comercio, Industria y Turismo; en la Ley 1266 de 2008 sobre hábeas data financiero y crediticio; así como en la Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio y en las guías y conceptos técnicos emitidos por dicha autoridad.
1. Principios Rectores del Tratamiento de Datos Personales
El tratamiento de los datos personales que realiza la empresa se regirá por los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada por la ley.
- Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, informada previamente al titular.
- Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
- Transparencia: El titular tiene derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
- Acceso y circulación restringida: Los datos personales no podrán ser accesibles por medios masivos sin control.
- Seguridad: La información debe manejarse con medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias.
- Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva.
2. Identificación del Responsable
Razón Social: EXTRA RÁPIDO LOS MOTILONES S.A.
NIT: 890.500.466-3
Domicilio: Avenida 3 # 2-38 La Merced, Cúcuta, Norte de Santander
Correo electrónico: info@extrarapidolosmotilones.com.co
Teléfono: 6075492822 ext 113
Página web: https://extrarapidolosmotilones.com.co/
3. Definiciones
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Aviso de privacidad: Comunicación mediante la cual se informa al titular sobre la política de tratamiento.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales.
- Dato personal: Información vinculada a una persona natural.
- Dato público: Información que no es privada ni sensible.
- Dato privado: Información que solo interesa al titular.
- Dato semiprivado: Información que puede interesar a un sector determinado.
- Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular.
- Encargado: Quien trata datos por cuenta del responsable.
- Responsable: Quien decide sobre la base de datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
4. Finalidades del Tratamiento
Base de Datos de Clientes
- Gestionar la relación contractual y comercial.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales y tributarias.
- Realizar actividades de mercado, promoción y publicidad.
- Evaluar la calidad de los servicios.
- Contactar para información de productos, servicios y promociones.
- Atender PQRS.
- Capturar imágenes con fines publicitarios.
- Gestionar emisión de tiquetes electrónicos.
- Conservar información durante los plazos legales.
Base de Datos de Empleados, Aspirantes y Aprendices
- Gestionar procesos de selección y reclutamiento.
- Formalizar contratación laboral y afiliaciones a seguridad social.
- Administrar relación laboral, pagos y prestaciones.
- Gestionar programas de bienestar y capacitación.
- Conservar historia laboral.
- Cumplir obligaciones legales y de seguridad social.
- Tratar datos sensibles cuando sea necesario por ley.
- Capturar imágenes para fines institucionales.
Base de Datos de Proveedores y Contratistas
- Gestionar procesos de evaluación y selección.
- Verificar requisitos legales y técnicos.
- Administrar relación contractual y pagos.
- Consultar información en centrales de riesgo.
- Controlar ejecución de contratos.
- Exigir cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
- Realizar auditorías y evaluaciones.
Base de Datos de Socios y Accionistas
- Administrar relación societaria.
- Cumplir obligaciones legales y estatutarias.
- Mantener comunicación directa.
- Conservar información de participación accionaria.
- Atender consultas y solicitudes.
Base de Datos de Visitantes
- Controlar ingreso, permanencia y salida.
- Implementar sistemas de videovigilancia.
- Mantener registros de visitas.
- Gestionar situaciones de emergencia.
- Conservar información de control de acceso.
Base de Datos del Departamento de Mercadeo
- Gestionar campañas publicitarias y promocionales.
- Capturar y difundir imágenes autorizadas.
- Administrar autorizaciones de derechos de imagen.
- Diseñar estrategias de posicionamiento de marca.
SARLAFT - Prevención de Lavado de Activos
- Prevenir, detectar y reportar operaciones sospechosas.
- Identificar y verificar información de clientes.
- Consultar listas restrictivas.
- Cumplir obligaciones de reporte a UIAF.
5. Derechos de los Titulares
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen los siguientes derechos:
Conocer
Actualizar y rectificar sus datos personales
Solicitar
Prueba de la autorización otorgada
Ser informado
Del uso que se ha dado a sus datos
Presentar quejas
Ante la Superintendencia de Industria y Comercio
Revocar
La autorización y/o solicitar la supresión del dato
Acceder
En forma gratuita a sus datos personales
Abstenerse
De responder preguntas sobre datos sensibles o de menores de edad
6. Deberes del Responsable y Encargado
Deberes del Responsable
- Garantizar el pleno ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la autorización.
- Informar claramente sobre la finalidad de la recolección.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad.
- Actualizar y rectificar la información.
- Tramitar consultas y reclamos.
- Adoptar un manual interno de políticas.
- Informar a la autoridad sobre violaciones de seguridad.
Deberes del Encargado
- Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información con medidas de seguridad.
- Actualizar, rectificar o suprimir datos oportunamente.
- Tramitar consultas y reclamos.
- Insertar leyendas de reclamo en trámite.
- Abstenerse de circular información controvertida.
- Permitir acceso solo a personas autorizadas.
7. Procedimiento para Ejercer los Derechos
Los titulares pueden ejercer sus derechos mediante comunicación a:
Plazos de respuesta:
- Consultas: Hasta 10 días hábiles.
- Reclamos: Hasta 15 días hábiles.
8. Autorización para el Tratamiento
El tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del titular. La autorización podrá otorgarse por escrito, de manera oral o mediante conductas inequívocas. Para datos sensibles y de menores, se requiere autorización expresa y por escrito.
9. Medidas de Seguridad
- Técnicas: Antivirus ESET NOD32, autenticación de usuarios, respaldo periódico.
- Físicas: Restricción de acceso a archivos, archivadores con cerradura, videovigilancia.
- Administrativas: Acuerdos de confidencialidad, roles definidos, capacitaciones.
10. Gestión de Riesgos y SARLAFT
En cumplimiento de la Resolución 2328 del 6 de marzo de 2025 de la Superintendencia de Transporte, se implementa el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT).
11. Proveedores y Terceros Encargados
Los proveedores deben cumplir la Ley 1581 de 2012, firmar acuerdos de confidencialidad, implementar medidas de seguridad y responder por incidentes.
12. Conservación y Supresión de Datos
Los datos se conservarán mientras subsista la relación jurídica y durante los plazos legales (contables, fiscales, laborales). Una vez cumplida la finalidad, serán eliminados o anonimizados.
13. Parágrafo – Banco de Hojas de Vida y Procesos de Vacantes
Procesos de selección y vacantes
En desarrollo de los procesos de selección y reclutamiento, EXTRA RÁPIDO LOS MOTILONES S.A. podrá recolectar, almacenar y conservar hojas de vida de aspirantes que participen en convocatorias o que, de manera espontánea, remitan su información para futuras oportunidades laborales. Estas hojas de vida serán utilizadas exclusivamente para la evaluación de perfiles, verificación de referencias y análisis de idoneidad en relación con vacantes presentes o futuras, y no podrán ser empleadas para finalidades distintas.
La información de aspirantes no vinculados se conservará en el banco de hojas de vida de la empresa durante un plazo máximo de dos (2) años, contado a partir de su recepción, salvo que el titular solicite expresamente su supresión antes de ese término. Transcurrido dicho periodo, la empresa procederá a eliminar o anonimizar los datos, garantizando el cumplimiento de los principios de finalidad y temporalidad.
En todo caso, los titulares conservarán su derecho a conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de la información contenida en el banco de hojas de vida, en los términos previstos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
14. Vigencia de la Política
La presente política rige a partir de su aprobación y publicación, con duración indefinida. Cualquier modificación sustancial será comunicada oportunamente a los titulares. Las bases de datos se mantendrán actualizadas en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
Extra Rápido Los Motilones S.A. - Comprometidos con la protección de sus datos personales.